Casper · MAAT Automation

Voor de financiële administratie

Je zit elke week achter facturen en bonnetjes aan.

Je boekhoudpakket leest facturen vaak al zelf in, en er komt steeds meer AI bij. Ik bouw wat eromheen zit: koppelingen die facturen en bonnetjes in je pakket krijgen, en lijsten en herinneringen voor wat nog openstaat.

Bij elke klus hieronder staat de som erbij, zodat je die met je eigen aantallen kunt overdoen. Voor de meeste is niet eens AI nodig.

Stuur me een bericht

Binnen 3 werkdagen hoor je van me.

Vijf klussen waar ik zou beginnen

De tijden zijn een indicatie. In de praktijk ligt het bij elk bedrijf weer anders.

  1. Inkoopfacturen verzamelen uit mailboxen en portalen

    Nu
    Je zoekt facturen bij elkaar uit verschillende mailboxen en portalen van leveranciers, en zet ze één voor één in je pakket. Een factuur die een collega vergeet door te sturen, zie je pas als de aanmaning komt.
    Wat ik bouw
    Je pakket heeft vaak al een eigen mailadres voor facturen. Ik zorg dat alles daar vanzelf terechtkomt, ook uit de mailbox van collega's en uit portalen die dat toelaten.
    Jij beslist
    Jij of je boekhouder keurt de boekingen goed, zoals nu.

    Voorbeeld Dat scheelt ruim een uur per week. 30 facturen × 3 minuten = 1,5 uur. Nakijken of alles binnen is kost 30 × 30 seconden = 15 minuten. Verschil: 1 uur en 15 minuten.

  2. Herinneringen voor openstaande facturen

    Nu
    Elke week loop je de lijst met openstaande facturen door. Per klant zoek je uit of er iets speelt, en dan schrijf je een herinnering of pak je de telefoon.
    Wat ik bouw
    Elke maandag krijg je een lijst van wie over de termijn is, met wat er speelt, zoals een vraag over de factuur. Per klant schrijft AI een herinnering in de goede toon: vriendelijk bij de eerste keer, duidelijker bij de derde.
    Jij beslist
    Jij kiest wie een herinnering krijgt en drukt zelf op versturen.

    Voorbeeld Dat scheelt ruim anderhalf uur per week. 12 herinneringen × 10 minuten = 2 uur. Nakijken kost 12 × 2 minuten = 24 minuten. Verschil: 1 uur en 36 minuten.

  3. Bonnetjes die ontbreken bij de bedrijfspas

    Nu
    Aan het eind van de maand loop je de betalingen met de bedrijfspassen na. Voor elke betaling zonder bon mail je de collega die betaalde, en sommige bonnen komen pas na drie keer vragen.
    Wat ik bouw
    Elke week krijgt iedereen met een bedrijfspas een lijstje van de eigen betalingen zonder bon, met een knop voor de foto. De bon komt vanzelf bij de goede betaling in je pakket.
    Jij beslist
    Jij bepaalt wie een herinnering krijgt en hoe vaak.

    Voorbeeld Dat scheelt ongeveer 2 uur per maand. 30 betalingen zonder bon × 5 minuten = 2,5 uur per maand. Nakijken kost 30 × 1 minuut = een half uur. Verschil: 2 uur.

  4. Akkoord van collega's op inkoopfacturen

    Nu
    Een inkoopfactuur moet vaak eerst langs de collega die de bestelling deed. Je mailt hem rond en vraagt een week later nog eens of iemand ernaar heeft gekeken.
    Wat ik bouw
    Elke factuur gaat vanzelf naar de juiste collega, die met één klik akkoord geeft. Wie niet reageert, krijgt na twee dagen een herinnering, en jij ziet in één lijst wat nog openstaat.
    Jij beslist
    Jij bepaalt wie welke facturen mag goedkeuren.

    Voorbeeld Dat scheelt ongeveer anderhalf uur per week. 20 facturen × 5 minuten = 1 uur en 40 minuten. De lijst nalopen kost 20 × 30 seconden = 10 minuten. Verschil: anderhalf uur.

  5. Betalingen klaarzetten met een controle op rekeningnummers

    Nu
    Elke week zoek je uit welke facturen je moet betalen en of ze zijn goedgekeurd. Voordat je ze in de bank zet, kijk je de rekeningnummers nog eens na.
    Wat ik bouw
    Je pakket maakt vaak al een betaalbestand, en ik bouw er een controle bij: alleen goedgekeurde facturen gaan erin. Staat er een ander rekeningnummer op dan bij de vorige factuur van die leverancier, dan valt dat meteen op.
    Jij beslist
    Jij tekent de betalingen af in je eigen bank.

    Voorbeeld Dat scheelt ongeveer drie kwartier per week. 30 facturen × 2 minuten = 1 uur. Nakijken kost 30 × 30 seconden = 15 minuten. Verschil: 45 minuten.

Bij jou kan het meer of minder zijn, want het hangt af van hoeveel facturen er binnenkomen en hoe je nu werkt. Daarom reken ik eerst met jouw aantallen.

Kijk ook bij Directie Klantenservice

Wanneer loont het niet?

Krijg je een handvol facturen per week, dan ben je er met de hand misschien twintig minuten mee bezig. Dat is het bouwen niet waard. Kan je pakket het al, zoals inkoopfacturen laten goedkeuren, dan stel ik dat goed in, en dat is meestal genoeg. En loopt de boekhouding maanden achter, dan moet die eerst bij, want een koppeling maakt een achterstand niet kleiner.

Zo werk ik

  1. Eerst rekenen

    Je vertelt hoe vaak de klus terugkomt en hoe lang hij duurt. Ik zet daar tegenover wat bouwen en bijhouden kost.

  2. Eerst een klikbaar voorbeeld

    Je krijgt een eenvoudige versie om doorheen te klikken. Past die bij hoe jullie werken, dan bouw ik de echte.

  3. Jij houdt de knop

    Er gaat niets live of de deur uit zonder jouw akkoord. Kost iets geld, dan hoor je dat vooraf.

  4. Daarna

    Na de eerste klus kijken we samen of de som klopte en wat de volgende klus wordt. Banken en pakketten veranderen geregeld iets aan hun koppelingen, dus als je wilt, houd ik dat bij met een vaste afspraak.

Contact

Stuur me een bericht.

Schrijf in een paar zinnen met welk boekhoudpakket je werkt en welke klus je de meeste tijd kost. Doet een boekhouder of administratiekantoor een deel van het werk, zet dat er dan bij.

CasperMAAT Automation

  1. Ik lees je bericht zelf.
  2. Binnen 3 werkdagen hoor je van me.
  3. Heeft een gesprek zin, dan stel ik dat voor. Dat kost niets.
Waar wil je het over hebben?

Je bericht komt in mijn eigen klantsysteem, met opslag in de EU. Ik gebruik het alleen om je te antwoorden. Meer in mijn privacyverklaring.