Elke aanvraag met tekening begint met overtypen.

1. Een calculatie uit de tekening van je klant

   Nu

   Bij elke aanvraag haal je materiaal, maten, aantallen en nabehandeling van de tekening en zet je alles in je calculatie. Daarna zoek je op of je iets vergelijkbaars eerder maakte.

   Wat ik bouw

   AI leest de aanvraag en het titelblok van de tekening, en vult je calculatie alvast in met de bewerkingstijden van vergelijkbare onderdelen die je eerder maakte. Ontbreekt er iets op de tekening, dan staat dat erbij als vraag aan de klant.

   Jij beslist

   Je bepaalt zelf de bewerkingstijden en de prijs, en je verstuurt de offerte.

   Voorbeeld Dat scheelt ruim 3 uur per week. 10 aanvragen × 45 minuten = 7,5 uur. Nakijken en de bewerkingstijden bepalen kost 10 × 25 minuten = 4 uur en 10 minuten. Verschil: 3 uur en 20 minuten.

2. Inkooporders naast je offerte en tekening leggen

   Nu

   De inkooporder van je klant komt binnen als pdf. Voordat je hem overtypt in je ERP-pakket, kijk je of prijs, aantallen, leverdatum en revisie kloppen met je offerte.

   Wat ik bouw

   Een hulpmiddel dat de inkooporder naast je offerte legt en laat zien wat afwijkt, zoals een oude revisie of een eerdere leverdatum. Daarna staat de order als concept in je ERP-pakket, met de orderbevestiging erbij.

   Jij beslist

   Je keurt de order goed en verstuurt de orderbevestiging zelf.

   Voorbeeld Dat scheelt ruim 2 uur per week. 15 orders × 12 minuten = 3 uur. Nakijken kost 15 × 3 minuten = 45 minuten. Verschil: 2 uur en 15 minuten.

3. Elke week de openstaande orders per klant

   Nu

   Een paar grote klanten willen elke week hun openstaande orders zien, met de bevestigde leverdatum. Daarvoor haal je de orders uit je ERP-pakket en vraag je bij de planning na wat er schuift.

   Wat ik bouw

   Elke maandag per klant een lijst die zichzelf vult uit je ERP-pakket, in de opmaak die de klant vraagt. Orders waarvan de productieplanning later uitkomt dan de beloofde datum, staan bovenaan.

   Jij beslist

   Je bepaalt welke nieuwe datum je de klant noemt en verstuurt de lijst zelf.

   Voorbeeld Dat scheelt ruim anderhalf uur per week. 5 klanten × een half uur = 2,5 uur. Nakijken kost 5 × 10 minuten = 50 minuten. Verschil: 1 uur en 40 minuten.

4. Orders die meer kostten dan je calculeerde

   Nu

   Om te zien of een order opleverde wat je calculeerde, leg je de geboekte uren en het materiaal naast je voorcalculatie. Dat kost per order tijd, dus vaak gebeurt het alleen als je er al een slecht gevoel bij hebt.

   Wat ik bouw

   Elke week een overzicht van de afgeronde orders, met de gecalculeerde uren en het materiaal naast wat er echt op geboekt is. Orders die flink afwijken, staan bovenaan, met de bewerking waar het verschil zit.

   Jij beslist

   Je bepaalt zelf of je een tarief of een bewerkingstijd in je calculatie aanpast.

   Voorbeeld Dat scheelt ruim 2 uur per week als je nu elke order nacalculeert. Doe je dat niet, dan win je geen tijd, maar zie je wel of je calculaties kloppen. 15 orders × 10 minuten = 2,5 uur. Het overzicht lezen kost een kwartier. Verschil: 2 uur en 15 minuten.

5. De juiste certificaten bij een levering

   Nu

   Bij een levering hoort vaak een conformiteitsverklaring, met het materiaalcertificaat van de juiste charge erbij. Die zoek je per levering bij elkaar, en later nog eens als een klant erom vraagt.

   Wat ik bouw

   Per levering een set die klaarstaat: de ingevulde verklaring en het certificaat dat bij de charge hoort. Alles blijft bij de order bewaard, en wat ontbreekt, zie je voordat de zending de deur uitgaat.

   Jij beslist

   Je tekent de verklaring af en verstuurt de set zelf.

   Voorbeeld Dat scheelt ruim 2,5 uur per week. 20 leveringen × 10 minuten = 3 uur en 20 minuten. Nakijken kost 20 × 2 minuten = 40 minuten. Verschil: 2 uur en 40 minuten.

Bij jou kan het meer of minder zijn. Daarom reken ik eerst met jouw aantallen: hoeveel aanvragen en orders er per week binnenkomen, en hoe lang je er nu mee bezig bent.

Kijk ook bij Sales Directie