Casper · MAAT Automation

Voor directie en management

Maandag om 8 uur weet je hoe het bedrijf ervoor staat.

De cijfers die je daarvoor nodig hebt, staan al in je eigen pakketten. Alleen moet iemand ze steeds opnieuw bij elkaar zoeken en overnemen in Excel. Ik bouw overzichten die zichzelf vullen, met een seintje als er iets afwijkt. Meestal hoef je niet over te stappen op een ander pakket.

Hieronder staan vijf klussen die bij directie en management elke week of maand terugkomen. Bij elke klus staat een voorbeeld met een som die je kunt nalopen en overdoen met je eigen aantallen.

Stuur me een bericht

Binnen 3 werkdagen hoor je van me.

Vijf overzichten die zichzelf bijhouden

De tijden zijn een indicatie. In de praktijk ligt het bij elk bedrijf weer anders.

  1. De weekcijfers op maandagochtend

    Nu
    Elke maandag haal je de cijfers van vorige week uit je boekhouding, je urenregistratie en je CRM. In Excel leg je ze naast de week ervoor.
    Wat ik bouw
    Een weekoverzicht dat zichzelf vult en maandag om 8 uur in je mail staat, met de week ervoor en dezelfde week vorig jaar ernaast. Lopen de openstaande facturen op of zakt de omzet, dan krijg je een seintje.
    Jij beslist
    Jij bepaalt bij welke afwijking je een seintje wilt en wie het oppakt.

    Voorbeeld Dat scheelt ruim anderhalf uur per week. 3 pakketten × 40 minuten = 2 uur. Het overzicht lezen kost een kwartier. Verschil: 1 uur en 45 minuten.

  2. Wat er de komende weken op je rekening staat

    Nu
    Elke week werk je in Excel je liquiditeitsprognose bij: wat er de komende weken binnenkomt en wat eruit gaat. Of een klant op tijd betaalt, is daarbij vaak een gok.
    Wat ik bouw
    Een prognose voor de komende acht weken die zichzelf bijwerkt uit je boekhouding, met per klant een betaaldatum op basis van hoe die eerder betaalde. Zakt het verwachte saldo onder jouw grens, dan krijg je een seintje.
    Jij beslist
    Jij kiest de grens en beslist wat je doet als het krap wordt.

    Voorbeeld Dat scheelt ruim 2 uur per maand. 4 keer per maand × 45 minuten = 3 uur. Lezen kost 4 × 10 minuten = 40 minuten. Verschil: 2 uur en 20 minuten.

  3. De pijplijn voor het salesoverleg

    Nu
    Voor het overleg zoek je in het CRM en in de mail op welke aanvragen en offertes openstaan. Wat er gewonnen of verloren is, zet je er in Excel bij.
    Wat ik bouw
    Een overzicht dat zichzelf bijwerkt, met vorige week ernaast. Per maand zie je hoeveel werk er aankomt als de offertes doorgaan.
    Jij beslist
    Jij beslist of je extra mensen nodig hebt of werk moet doorschuiven.

    Voorbeeld Dat scheelt ruim 1 uur per week. 30 aanvragen en offertes × 3 minuten = 1,5 uur. Doorlezen kost 10 minuten. Verschil: 1 uur en 20 minuten.

  4. De maandcijfers met uitleg in gewone taal

    Nu
    Elke maand werk je je tabellen en grafieken bij: de cijfers uit je boekhouding naast de begroting en vorig jaar. Daarna schrijf je voor je MT of de bank op wat opvalt.
    Wat ik bouw
    Het rapport maakt zichzelf, en AI schrijft een eerste versie van de toelichting bij de grootste verschillen. Er zit een controle in of de maand al helemaal geboekt is, zodat je niet op halve cijfers stuurt.
    Jij beslist
    Jij past de toelichting aan en verstuurt het rapport zelf.

    Voorbeeld Dat scheelt ruim 2,5 uur per maand. 10 tabellen en grafieken × 15 minuten = 2,5 uur, plus 1 uur voor de toelichting = 3,5 uur. Nalezen en aanpassen kost 45 minuten. Verschil: 2 uur en 45 minuten.

  5. Wat er na het MT-overleg nog openstaat

    Nu
    Na het overleg werk je je aantekeningen uit en mail je de actiepunten rond. Voor het volgende overleg zoek je in je mail en de takenlijst op wat er al gedaan is.
    Wat ik bouw
    Uit je aantekeningen maakt AI een kort verslag met per persoon de actiepunten en een datum. Die komen als taak in jullie takenlijst, en voor het volgende overleg staat er een lijstje klaar van wat nog openstaat.
    Jij beslist
    Jij leest het verslag na en stuurt het zelf rond.

    Voorbeeld Dat scheelt ruim een half uur per week. 10 actiepunten × 5 minuten uitwerken en nazoeken = 50 minuten per week. Het verslag nakijken kost 10 minuten. Verschil: 40 minuten.

Bij jou kan het meer of minder zijn, want elk bedrijf heeft andere pakketten en een ander ritme. Daarom reken ik eerst met jouw aantallen: welke overzichten je nu maakt en hoeveel tijd ze kosten.

Kijk ook bij Sales Administratie

Wanneer loont het niet?

Kost het weekoverzicht je nu een kwartier, dan valt er nauwelijks tijd te winnen. Loopt je boekhouding weken achter, dan heeft een overzicht weinig zin en is op tijd boeken de eerste stap. En laat het dashboard van je boekhoudpakket al zien wat je wilt weten, dan gebruik je dat. Met het instellen kan ik je helpen.

Zo werk ik

  1. Eerst rekenen

    Je vertelt hoe vaak de klus terugkomt en hoe lang hij duurt. Ik zet daar tegenover wat bouwen en bijhouden kost.

  2. Eerst een klikbaar voorbeeld

    Je krijgt een eenvoudige versie om doorheen te klikken. Past die bij hoe jullie werken, dan bouw ik de echte.

  3. Jij houdt de knop

    Er gaat niets live of de deur uit zonder jouw akkoord. Kost iets geld, dan hoor je dat vooraf.

  4. Daarna

    Na de eerste klus houd ik het overzicht bij, want bij een nieuwe begroting of een ander pakket moet het mee. Daarna pak ik de volgende klus op, en als je wilt, maken we daar een vaste afspraak over.

Contact

Stuur me een bericht.

Vertel kort welke cijfers je elke week of maand bij elkaar zoekt en uit welke pakketten ze komen. Een schatting van de tijd die dat nu kost, is genoeg om mee te beginnen.

CasperMAAT Automation

  1. Ik lees je bericht zelf.
  2. Binnen 3 werkdagen hoor je van me.
  3. Heeft een gesprek zin, dan stel ik dat voor. Dat kost niets.
Waar wil je het over hebben?

Je bericht komt in mijn eigen klantsysteem, met opslag in de EU. Ik gebruik het alleen om je te antwoorden. Meer in mijn privacyverklaring.