Casper · MAAT Automation

Voor advies-, ingenieurs- en architectenbureaus

Veel van wat je schrijft, staat al in een eerder project.

Een plan van aanpak lijkt vaak op het vorige, en veel rapporten beginnen met dezelfde hoofdstukken. Toch zoek je die stukken steeds opnieuw bij elkaar. Ik bouw automatiseringen en AI-tools voor het werk rond je projecten dat elke week terugkomt. Het vakwerk blijft bij jou en je collega's.

Bij elk voorbeeld hieronder staat de hele som, zodat je die kunt nalopen en overdoen met je eigen aantallen.

Stuur me een bericht

Binnen 3 werkdagen hoor je van me.

Hier zou ik beginnen bij jouw bureau

De tijden zijn een indicatie. In de praktijk ligt het bij elk bedrijf weer anders.

  1. Een plan van aanpak met de cv's en referenties die passen

    Nu
    Bij elke uitvraag zoek je een oud plan dat erop lijkt en knip je eruit wat bruikbaar is. Daarna haal je de cv's en referentieprojecten erbij die bij deze opdracht passen.
    Wat ik bouw
    Een eerste versie in jullie sjabloon, opgebouwd uit eerdere plannen en met de cv's en referenties die bij de uitvraag passen. Bij elk stuk staat uit welk project het komt.
    Jij beslist
    Jij schrijft de aanpak voor deze opdracht en beslist wat erin blijft staan.

    Voorbeeld Dat scheelt ruim 6 uur per maand. 5 plannen per maand × 2 uur = 10 uur. Nakijken: 5 × 40 minuten = 3 uur en 20 minuten. Verschil: 6 uur en 40 minuten.

  2. Het rapport na een inspectie of opname

    Nu
    Na een inspectie of opname werk je je aantekeningen uit en zoek je de foto's erbij. Daarna zet je alles in jullie vaste rapport, met de standaardteksten over methode en normen.
    Wat ik bouw
    Je spreekt ter plekke in wat je ziet en maakt foto's. Daar komt een eerste versie uit in jullie opmaak, met elke foto bij de juiste bevinding en een markering waar iets onduidelijk is.
    Jij beslist
    Jij leest de bevindingen na en schrijft zelf de conclusie en het advies.

    Voorbeeld Dat scheelt ruim 3 uur per week. 5 rapporten per week × 1 uur = 5 uur. Nakijken: 5 × 20 minuten = 1 uur en 40 minuten. Verschil: 3 uur en 20 minuten.

  3. Terugvinden wat jullie al eens hebben uitgezocht

    Nu
    Bij een nieuwe vraag wil je weten of jullie zoiets eerder hebben berekend of uitgezocht. Dan zoek je door de projectmappen, of je vraagt rond wie het nog weet.
    Wat ik bouw
    Een zoekhulp die alleen in jullie eigen projectarchief kijkt. Je stelt een vraag in gewone taal en krijgt de passages die erover gaan, met een link naar het document.
    Jij beslist
    Jij bepaalt welke mappen erin mogen en controleert het antwoord in de bron.

    Voorbeeld Dat scheelt ruim 2 uur per week. 10 zoekvragen per week × 20 minuten = 3 uur en 20 minuten. Nakijken in de bron: 10 × 5 minuten = 50 minuten. Verschil: 2,5 uur.

  4. Elke week de nieuwe aanbestedingen doorlopen

    Nu
    Je krijgt elke week meldingen van TenderNed. Per aanbesteding open je de stukken om te zien of het werk bij jullie past en of jullie referenties aan de eisen voldoen.
    Wat ik bouw
    Een lijst die elke nieuwe aanbesteding naast jullie vakgebied en referenties legt. Bij elke aanbesteding staat of die past en waarom, en wanneer de inschrijving sluit.
    Jij beslist
    Jij beslist op welke aanbestedingen jullie inschrijven.

    Voorbeeld Dat scheelt ruim anderhalf uur per week. 12 aanbestedingen per week × 10 minuten = 2 uur. Nakijken: 12 × 2 minuten = 24 minuten. Verschil: 1 uur en 36 minuten.

  5. Uren per project en fase klaar voor de factuur

    Nu
    Aan het eind van de maand leg je per project de uren uit de urenregistratie naast de offerte. Daarna maak je de facturen, bij regiewerk met een urenspecificatie erbij.
    Wat ik bouw
    Per project een conceptfactuur in je boekhoudpakket, met de specificatie die de opdrachtgever wil zien. Je ziet ook wat opvalt, zoals uren op een afgeronde fase of een fase die over het budget gaat.
    Jij beslist
    Jij of de projectleider keurt elke factuur goed voordat die de deur uitgaat.

    Voorbeeld Dat scheelt ongeveer 4 uur per maand. 20 projecten per maand × 15 minuten = 5 uur. Nakijken: 20 × 3 minuten = 1 uur. Verschil: 4 uur.

Bij jou kan het meer of minder zijn. Daarom reken ik eerst met jouw aantallen, zoals hoeveel rapporten jullie per week schrijven en hoe lang het uitwerken nu duurt.

Kijk ook bij Sales Administratie

Wanneer loont het niet?

Schrijf je per jaar maar een handvol rapporten, of is elk rapport anders van opbouw, dan levert een eerste versie weinig op. Kan jullie urenpakket al per fase factureren, dan heb je meer aan goed instellen dan aan iets ernaast. En staan concepten en eindversies door elkaar in jullie projectmappen, dan vindt een zoekhulp ook de verkeerde versie. Dan moet het archief eerst op orde.

Zo werk ik

  1. Eerst rekenen

    Je vertelt hoe vaak de klus terugkomt en hoe lang hij duurt. Ik zet daar tegenover wat bouwen en bijhouden kost.

  2. Eerst een klikbaar voorbeeld

    Je krijgt een eenvoudige versie om doorheen te klikken. Past die bij hoe jullie werken, dan bouw ik de echte.

  3. Jij houdt de knop

    Er gaat niets live of de deur uit zonder jouw akkoord. Kost iets geld, dan hoor je dat vooraf.

  4. Daarna

    Na de eerste klus houd ik bij wat ik bouwde, zodat het blijft werken als jullie sjabloon of urenpakket verandert. Daarna kunnen we de volgende klus oppakken, en als je wilt maken we daar een vaste afspraak over.

Contact

Stuur me een bericht.

Vertel kort wat voor bureau je hebt en welk werk rond je projecten de meeste tijd kost. Weet je dat nog niet precies, schrijf dan op wat er elke week terugkomt.

CasperMAAT Automation

  1. Ik lees je bericht zelf.
  2. Binnen 3 werkdagen hoor je van me.
  3. Heeft een gesprek zin, dan stel ik dat voor. Dat kost niets.
Waar wil je het over hebben?

Je bericht komt in mijn eigen klantsysteem, met opslag in de EU. Ik gebruik het alleen om je te antwoorden. Meer in mijn privacyverklaring.