Casper · MAAT Automation

Voor groothandels en distributeurs

Je typt elke dag orders over die al in je mail staan.

In een groothandel gaat veel tijd naar werk tussen de mailbox en het ERP, zoals opzoeken wanneer een backorder binnenkomt. Ik bouw daar automatiseringen en AI-tools voor, op het ERP-pakket dat je al hebt. Overstappen hoeft dus niet.

Hieronder vind je vijf klussen die elke week of maand terugkomen. Bij elk voorbeeld staat de som, zodat je die met je eigen aantallen kunt narekenen.

Stuur me een bericht

Binnen 3 werkdagen hoor je van me.

Hier zou ik beginnen bij een groothandel

De tijden zijn een indicatie. In de praktijk ligt het bij elk bedrijf weer anders.

  1. Orders uit mail en pdf invoeren in je ERP

    Nu
    Klanten mailen hun bestelling als pdf of in de mail zelf, vaak met hun eigen artikelnummers. De binnendienst zoekt elk artikel op en typt de regels over in het ERP.
    Wat ik bouw
    AI leest de bestelling en zoekt bij elke regel jullie artikelnummer, ook in eerdere orders van die klant. In je ERP staat dan een conceptorder klaar, met een lijstje van wat afwijkt, zoals een aantal dat niet past bij de verpakkingseenheid.
    Jij beslist
    De binnendienst keurt elke order goed voordat hij naar het magazijn gaat.

    Voorbeeld Dat scheelt ruim 3 uur per week. 50 orders per week × 6 minuten = 5 uur. Nakijken kost 50 × 2 minuten = 1 uur en 40 minuten. Verschil: 3 uur en 20 minuten.

  2. Vragen over levertijden en backorders

    Nu
    Klanten mailen met de vraag wanneer hun backorder komt, en dan zoek je de inkooporder op. Staat daar geen datum in, dan mail je eerst de leverancier.
    Wat ik bouw
    Bij elke vraag over een levering staat een concept-antwoord klaar, met de voorraad en de leverdatum die je leverancier heeft bevestigd. Is er nog geen datum, dan schrijft AI alvast een vraag aan de leverancier.
    Jij beslist
    Iemand van de binnendienst leest alles na en verstuurt het zelf.

    Voorbeeld Dat scheelt ruim 2,5 uur per week. 40 mails per week × 5 minuten = 3 uur en 20 minuten. Nakijken kost 40 × 1 minuut = 40 minuten. Verschil: 2 uur en 40 minuten.

  3. Nieuwe prijslijsten van leveranciers verwerken

    Nu
    Elke leverancier stuurt zijn nieuwe prijzen in een eigen opmaak, als Excel of als pdf. Per regel zoek je het artikel op in je ERP en reken je de verkoopprijs opnieuw uit.
    Wat ik bouw
    Een hulpmiddel dat de prijslijst omzet naar een importbestand voor je ERP, met verkoopprijzen volgens jullie eigen rekenregels. Bovenaan staan de artikelen die fors duurder worden, en de prijsafspraken met klanten die daardoor onder je marge zakken.
    Jij beslist
    Jij bepaalt de nieuwe prijzen en zet het bestand zelf in het ERP.

    Voorbeeld Dat scheelt ruim 6,5 uur per maand. 3 prijslijsten per maand × 3 uur = 9 uur. Nakijken kost 3 × 45 minuten = 2 uur en 15 minuten. Verschil: 6 uur en 45 minuten.

  4. Artikelgegevens in het sjabloon van je afnemer

    Nu
    Een webshop of winkelketen die jullie artikelen gaat verkopen, stuurt een eigen Excel-sjabloon. Per artikel zoek je EAN-code, maten, gewicht en foto's bij elkaar, en de volgende afnemer wil weer andere kolommen.
    Wat ik bouw
    Een hulpmiddel dat het sjabloon van de afnemer vult uit je ERP en je artikelbestand. Wat ontbreekt of niet in hun opmaak past, zoals een te lange omschrijving, zie je voordat je het verstuurt.
    Jij beslist
    Jij kijkt het bestand na en stuurt het zelf naar de afnemer.

    Voorbeeld Dat scheelt ruim 6 uur per maand. 5 sjablonen per maand × 1,5 uur = 7,5 uur. Nakijken kost 5 × 15 minuten = 1 uur en 15 minuten. Verschil: 6 uur en 15 minuten.

  5. Verkoopoverzicht per vertegenwoordiger

    Nu
    Elke week maakt iemand voor elke vertegenwoordiger een Excel met de omzet per klant, naast dezelfde week vorig jaar. In een lijst van honderd klanten valt een vaste klant die minder bestelt niet op.
    Wat ik bouw
    Op maandag krijgt iedere vertegenwoordiger een overzicht van de eigen klanten, dat zichzelf vult uit je ERP. Bestelt een vaste klant duidelijk minder dan normaal, dan staat die bovenaan, met de productgroepen die hij laat liggen.
    Jij beslist
    Het overzicht wijst aan, je verkopers bepalen wie ze bellen.

    Voorbeeld Dat scheelt ruim 1 uur per week. 3 overzichten per week × 40 minuten = 2 uur. Lezen kost 3 × 15 minuten = 45 minuten. Verschil: 1 uur en 15 minuten.

Elke groothandel heeft andere aantallen, dus bij jou scheelt het misschien meer of minder. Daarom reken ik eerst met jouw orders en levertijdvragen per week, en de tijd die ze nu kosten.

Kijk ook bij Sales Klantenservice

Wanneer loont het niet?

Komen de meeste orders al via EDI of je eigen webshop binnen, dan valt er aan orderinvoer weinig te winnen. Kan je ERP orders of prijslijsten al zelf inlezen, dan is goed instellen vaak genoeg. En is je artikelbestand rommelig, met dubbele artikelen en lege velden, dan moet dat eerst op orde. Anders pakt AI net zo makkelijk het verkeerde artikel als een nieuwe collega.

Zo werk ik

  1. Eerst rekenen

    Je vertelt hoe vaak de klus terugkomt en hoe lang hij duurt. Ik zet daar tegenover wat bouwen en bijhouden kost.

  2. Eerst een klikbaar voorbeeld

    Je krijgt een eenvoudige versie om doorheen te klikken. Past die bij hoe jullie werken, dan bouw ik de echte.

  3. Jij houdt de knop

    Er gaat niets live of de deur uit zonder jouw akkoord. Kost iets geld, dan hoor je dat vooraf.

  4. Daarna

    Leveranciers veranderen hun prijslijsten en klanten hun bestelformulieren, dus wat ik bouw, moet af en toe mee veranderen. Wil je dat ik dat bijhoud en daarna aan de volgende klus begin, dan kan dat in een vaste afspraak.

Contact

Stuur me een bericht.

Vertel kort hoe de orders bij jullie binnenkomen en welk werk de binnendienst de meeste tijd kost. Zet er ook bij met welk ERP-pakket je werkt.

CasperMAAT Automation

  1. Ik lees je bericht zelf.
  2. Binnen 3 werkdagen hoor je van me.
  3. Heeft een gesprek zin, dan stel ik dat voor. Dat kost niets.
Waar wil je het over hebben?

Je bericht komt in mijn eigen klantsysteem, met opslag in de EU. Ik gebruik het alleen om je te antwoorden. Meer in mijn privacyverklaring.